Ella contesta las llamadas que pierdes, agenda la visita, manda el presupuesto, cobra la factura, archiva el recibo. Escríbele o llámale, con tus palabras, en tu idioma. Sin app. Sin panel. $149 al mes, fijo.
Desvía las llamadas que no puedes contestar a tu número de Deana. Ella contesta con el nombre de tu negocio, toma los datos, dice tus condiciones y agenda el primer hueco. Una llamada de muestra, para Mike's Plumbing:
Si puedes mandar un email o hacer una llamada, puedes usar Deana. Eso es todo. Sin app que aprender. Sin panel. Sin contraseña que olvidar.
Desvía las llamadas que pierdes y ella contesta, toma los datos, dice tus condiciones y agenda el primer hueco. Todo lo demás, escríbele o díselo: "presupuesto para Schmitt, calentador de agua nuevo, $1,850". Fotografía el recibo desde la troca. Escríbelo como lo dirías, en cualquiera de seis idiomas.
El presupuesto sale en tu membrete con un botón de aprobar de un toque. La aprobación abre el trabajo y manda la factura del depósito si tú pides uno. Di "factura para Schmitt 1,450" y sale limpia, a tu nombre, en el mismo minuto. Recibos, W-9, cambios en el calendario: lo mismo. Díselo una vez.
Deana le recuerda al cliente con cortesía hasta que llega el dinero. Si escribe "¿puedo pagar el viernes?" ella responde como tu oficina y detiene el recordatorio. A las 7 a.m., los días que pasó algo, su resumen te espera: las visitas de hoy, luego el dinero, luego lo que necesita de ti. Casi siempre nada.
Todo lo de aquí ya funciona hoy, en un solo precio fijo. Lo que viene está en la lista debajo del precio, y llega al mismo precio.
Desvía las llamadas que pierdes a tu número de Deana. Ella contesta con el nombre de tu negocio, toma el nombre, la dirección y el problema, dice tu mínimo y tus condiciones, ofrece tu primer hueco y lo agenda. Las llamadas urgentes llegan a tu correo marcadas como urgentes. Cada llamada queda anotada en el expediente del cliente.
"Agenda a Caribou el jueves a las 8". Queda en el calendario con el tiempo de viaje bloqueado antes y después, el trabajo está abierto y el cliente tiene una confirmación con tus condiciones. "Qué hay hoy". "Siguiente hueco". "Mueve a Caribou al viernes a las 3". "El miércoles no trabajo". Todo aparece en el calendario que ya tienes en tu teléfono. Y a la mañana siguiente, los recorridos del día están en el registro de millas, por carretera, en cada trabajo: sin app, sin GPS, nada que encender ni apagar.
"Presupuesto para Schmitt, calentador de agua nuevo, $1,850". Sale en tu membrete con un botón de aprobar de un toque. Cuando el cliente lo toca, o simplemente responde "sí, adelante", el trabajo se abre con número y nombre, y la factura del depósito sale si tú pides uno. Te enteras. No haces nada más.
Di "factura para Schmitt 1,450" y sale limpia, en tu membrete, nunca dos veces. Deana da seguimiento con cortesía hasta que se paga y le responde al cliente como tu oficina. Depósitos y saldos. Sales tax, GST, HST, PST. El dinero va directo a ti; Deana nunca lo toca.
Foto desde la troca, captura de pantalla, PDF del proveedor. Deana lo lee, lo asigna al trabajo o a gastos generales y lo archiva. ¿Alguien pide tu W-9? Enviado en minutos, firmado, contigo en copia. En Canadá, tu número GST/HST va en cada factura. Tira la caja de zapatos.
Cada llamada, mensaje, aprobación, factura, recibo y pago se queda en el trabajo, en orden. Pregunta "¿cuánto le cobré a Johnson la última vez?" o "¿quién me debe?" y recibes una respuesta, no una hoja de cálculo. Cuanto más tiempo lleva tu oficina, mejor la lleva.
A las 7 a.m., los días que pasó algo, un solo email. Primero las visitas de hoy. Luego el dinero: qué entró, quién va atrasado, qué hizo ella al respecto. Luego lo que necesita de ti, que casi siempre es nada. Los viernes, los números de la semana. Léelo en la troca. Sabe dónde estás parado.
"Agrega a mi esposa Anna, anna@example.com" y ella también puede escribirle a Deana. "Mi hijo Max trabaja conmigo, puede hacer drenajes solo" y los huecos salen de la agenda de los dos. Vas en copia de todo, y antes de cambiar algo delicado, Deana pide un código que manda a tu correo.
Español, polaco, ucraniano, ruso, portugués, inglés cansado al final de un día de doce horas. Deana lo lee y te responde en el mismo idioma, por email o por teléfono. Todo lo que va a tu cliente sale en un inglés limpio y profesional, firmado por tu oficina. Chicago o Toronto.
Estás pagando como $340 al mes por cuatro apps y un buzón de voz: una app de facturas, una de agenda, una de recibos y un servicio para contestar llamadas, y ninguna se habla con las otras. Deana es una sola oficina, un solo precio.
Cada trabajo, factura, pago, recibo, línea de impuesto sobre ventas o GST/HST y el registro de millas del año, etiquetado, sumado y puesto en una carpeta limpia: un resumen en PDF para ti, una hoja de cálculo para tu contador. Lo mandas en un solo email. Los clientes fundadores reciben la primera gratis.
30 días gratis, sin tarjeta, nada que cancelar. ¿Prefieres pagar una vez al año? Dos meses gratis. ¿Temporada baja? Pausa por $29 al mes, conservas tu número y tus registros, y Deana le dice a quien llame cuándo regresas.
Los pagos van directo de tu cliente a ti, por Zelle, cheque, efectivo, Venmo o e-transfer, lo que tú imprimas en la factura. Deana nunca toca el dinero. Y las cuentas: pierde 20 llamadas al mes, cierra una de cada cinco a $500, y ella se pagó sola en la primera semana. Eso es aritmética, no una promesa; tus números son tuyos.
Contesta con el nombre de tu negocio y el suyo, dice tus condiciones y agenda la visita. Tu cliente oye una oficina, no un menú telefónico. Cuando no sabe algo, lo dice, toma los datos y le avisa a quien llama que tú le devuelves la llamada.
Cinco pasos cortos, tus condiciones en una línea y un código de desvío que marcas en tu celular. Nada que instalar. Lo que no tengas a la mano, sáltalo y díselo después. Ella está trabajando esa misma tarde.
Vas en copia de todo lo que manda. Los presupuestos y las facturas salen cuando tú lo dices, nunca solos. Uno equivocado se anula y sale uno corregido en cuanto respondes. Antes de cambiar algo delicado, pide un código que manda a tu correo.
Cinco pasos cortos, sin tarjeta. Lo que no tengas a la mano, sáltalo y díselo a Deana después. Te mandamos un enlace de confirmación por email; tócalo y Deana te escribe con una factura de muestra en tu propio membrete, para que veas su trabajo antes que un cliente.